Les événements permettent aux associations de récolter des fonds, de mobiliser les adhérents et de créer du lien social. Ils sont la concrétisation d’un projet mené par les bénévoles. Dans cette rubrique, vous trouverez toutes les questions concernant les événements que vous pourrez organiser avec votre association. Les formations que le CDOS propose concernant cette thématique seront à retrouver en bas de page.
Les associations, afin de développer leurs ressources propres et de se faire connaître, ont l’occasion d’organiser des manifestations. Dans le cadre de celles-ci, elles peuvent bénéficier d’avantages fiscaux particuliers (règle dite des " 6 manifestations annuelles de bienfaisance et de soutien "). Elles doivent, dans tous les cas, respecter le cadre légal, les réglementations en vigueur et accomplir un certain nombre de formalités.
Afin de mettre toutes les chances de son côté et de ne pas commettre d’impair ou d’oubli, il convient de respecter certaines étapes dans l’organisation de manifestations.
La définition du projet
Une des techniques les plus connues et les plus simples à appliquer est celle du QQOQCCP.
Pourquoi? | • Quels sont les objectifs poursuivis ? • Quelle est la situation satisfaisante à atteindre ? (critères d’évaluation, indicateurs...) • A quel besoin répond-il ? |
Quoi? | • Quel est l’objet de la manifestation? • Nature du projet? Est-ce que ce projet a des antécédents? |
Qui | • Qui est concerné par la manifestation? • Qui est ciblé par le projet? Le nombre de personnes? • Qui sont les acteurs? • Quels sont les autres personnes impliquées par le projet? ( les partenaires, personnes externes à l’association, fournisseurs…) |
Où? | • Où se déroulera la manifestation? • Commune, lieu, salle… |
Quand? | • Quand se réalise ou peut se réaliser la manifestation? • Mois, jour, heure… • Depuis quand? A quelle fréquence? |
Comment? | • Comment se réalise la manifestation, quelle organisation? • Avec qui? ? : Intérêt d’une démarche collective - groupe de pilotage... • Moyens humains ? Moyens matériels ? Moyens financiers ? • Quelle communication ? • Quelle démarche éco responsable ? • Quelles demandes d’autorisation, démarches et déclarations obligatoires (assurances, sécurité, hygiène, droits d’auteurs, déclaration du personnel etc...) ? • Mise en place d’un échéancier avec répartition des tâches, référent-e par tâche |
Combien? | • Préparation du budget : charges à prévoir, recettes attendues, financements éventuels... Pour en savoir + sur les aides financières et techniques à l’organisation d’une manifestation sportive, cliquez ici.
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La mise en place de l’organisation
Il est important de mettre en place une équipe d’organisation, de définir des commissions/pôles ayant des missions spécifiques (communication, programmation, sécurité, buvette-restauration, partenaires ...) et de désigner un-e référent-e pour chaque pôle.
La tenue de points ou de réunions réguliers avec des comptes-rendus succincts permet de faciliter le suivi du planning prévu et la régulation.
Le bilan et l’évaluation de la manifestation
Il s’agit de définir les points forts et points faibles de la manifestation et de son organisation dans son ensemble ainsi que les perspectives. Cette étape peut aussi être l’occasion de mesurer l’impact environnemental de la manifestation.
La règle des 6 manifestations annuelles de bienfaisance et de soutien
L’ensemble des bénéfices résultant de l’organisation de manifestations, du règlement de droits d’entrée, ou de ventes diverses est normalement soumis au paiement de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA). Cependant, dans les conditions et limites fixées par le Code général des impôts, certaines manifestations en sont exonérées. En effet, les recettes de six manifestations de bienfaisance ou de soutien organisées dans l’année à leur profit exclusif par les organismes sans but lucratif, sont exonérées de TVA.
Les organismes concernés sont ceux mentionnés aux a) et b) de l’article 261 du Code général des impôts, ainsi que les organismes légalement constitués agissant sans but lucratif dont la gestion est désintéressée et qui poursuivent des objectifs de nature philosophique, religieuse, politique, patriotique, civique ou syndicale mentionnés au même article.
Les bénévoles sont soucieux d’améliorer leurs manifestations dans une démarche de développement durable. De nombreuses idées et conseils existent pour favoriser la mise en place de manifestations éco responsables et répondre ainsi à des enjeux sociétaux. Tous les aspects de l’organisation peuvent être réfléchis en ce sens : déplacements, lieux, repas, utilisation de l’énergie, de l’eau, sensibilisation du public, gestion des déchets, éthique etc...
Lien utiles: fiche pratique du CRIB 44 “organiser un évènement”
Toutes les épreuves, courses ou compétition sportive se déroulant en partie ou en totalité sur une voie publique ou ouverte à la circulation publique exigent l’obtention préalable d’une autorisation administrative.
Si l'événement est une compétition (avec classement officiel), il doit être inscrit sur un calendrier fédéral et l’association doit être affiliée ou rattachée par une convention à la fédération sportive délégataire du sport concerné. Il faut donc effectuer une demande complémentaire auprès d’elle.
Si l’évènement n’est pas une compétition (sans classement officiel), il doit faire l’objet d’une démarche complémentaire auprès de chaque préfet de département concerné (à Paris, auprès du préfet de la police), les délais varient selon le type de manifestation:
Si la manifestation est susceptible d’accueillir plus de 1500 personnes (public, bénévoles, salariés) ou qu’elle est réalisée dans un but lucratif, une déclaration doit être transmise au maire ou, sur Paris, au préfet de police dans un délai d’un mois à un an avant la manifestation.
Assurer l’évènement
l’autorisation ne peut être accordée que sur présentation d’une police d’assurance couvrant les risques d’accident aux spectateurs, aux tiers, aux participants, au services d’ordre, aux organisateurs, etc.
Prévention
Lors de manifestation sportive, ne pas oublier de réserver un emplacement au poste de secours afin de soigner les blessures sans gravité directement sur place et de prodiguer des conseils d’échauffements avant les épreuves. Il est également important de garantir un chemin d’accès permanent pour les secours en cas d’évacuation.
Informations issues du guide du responsable associatif et du bénévole Étudiant.
Fiche pratique du CRIB 44 “SACEM”
Lien vers la préfecture de Nantes
Les acteurs d’un événement sont nombreux et ont tous un rôle important:
Le Label « Développement durable, le sport s’engage® » est un Label créé et piloté par le Comité National Olympique et Sportif Français (CNOSF), tête de réseau du Mouvement Olympique et Sportif français. Ce Label atteste et valorise la démarche des organisateurs de manifestations sportives qui s’engagent à développer et mettre en œuvre des événements respectant des critères environnementaux, sociaux, économiques, éthiques et de gouvernance pour des événements écoresponsables solidaires et vertueux.
Outil complémentaire aux labels fédéraux, au Label « Terre de Jeux 2024 » et à la Charte des 15 engagements éco-responsables de WWF et du Ministère chargé des sports (charte dédiée aux événements nationaux et internationaux présentant un niveau d’engagement éco responsable rigoureux), le Label du CNOSF est accessible à tous les organisateurs d’événements du Mouvement sportif (du plus petit au plus grand) et leur permet de s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue écoresponsable en bénéficiant d’outils dédiés à la Responsabilité sociétale des organisations sportives (RSO) et, si besoin, de l’accompagnement des CDOS, CROS ou CTOS.
Le Label présente 3 niveaux de labellisation (Or/Argent/Bronze) et comprend 34 critères répartis dans les 6 axes d’actions de la RSO (dont 13 critères obligatoires)
Le site internet dédié au Label permet de candidater ou renouveler sa demande de labellisation en ligne, d’accéder à des exemples d’actions, des guides et outils RSO.
Liens vers le site du CNOSF concernant le développement durable.
Lien vers le label développement durable.
La responsabilité sociétale est la démarche de développement durable que met en place une organisation. Elle a pour objectif de maximiser les impacts positifs et de réduire les impacts négatifs du sport ( activités quotidiennes et événements) sur l'environnement ( social, économique et écologique), tout en faisant évoluer ses pratiques et en s’inscrivant dans une démarche d’amélioration continue pour anticiper les défis présents et à venir, les changements sociétaux, environnementaux et économiques qui peuvent impacter sa structure, ses sites de pratique ou le secteur sport.
Le CNOSF à défini 6 lignes directrices relatives à la RSO:
En suivant une des thématiques, vous pouvez avec la participation des pratiquants, élus, salariés, bénévoles et les partenaires.
Par exemple, vous pouvez mettre en place une boîte de recyclage de matériels, soit avec du matériels défectueux à réparer qui restera moins onéreux que d’en racheter pour ceux qui ne le peuvent pas ou bien de mettre dans la boite le matériels qui ne sert plus que les adhérents ne veulent plus pour eux ( exemple: une paire de crampons qui est trop petite)
Informations issu du site du CNOSF
Il n’y a pas de restriction en ce qui concerne le type d’événement que peut organiser une association: tombola, vide grenier, manifestation sportive, soirée dansante, séjour, ...
Il faudra juste avoir les bonnes autorisations car elles ne sont pas les mêmes si vous organisez un séjour au ski ou organisez une tombola. Il faudra également faire en sorte que tous les évènements soient bien pris en charge par votre assurance.
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